文書檔案作業手冊懶人包

2、機關內電子公布欄：對象為機關及所屬機關內部人員，並由機關建置者。 2、欄位定義、標籤集及內容結構，應符合附錄3之使用欄位定義、附錄4之使用標籤集及附錄5之三簽核電子檔規定。 須於公開之網路環境進行作業時，應使用經安全加密之傳輸機制，以確保其安全。 (十二)加密交換表單檔：指公文交換採加密傳遞者，載明收文機關憑證卡號及加密後資訊，稱為ESW（Encryption Switch）檔。 (四)文稿頁面檔：指線上簽核之視覺化記錄工具，以影像方式記錄各簽核點人員作業完成後於清稿前之稿面，輔助重現文稿之原文原意。

２、人民申請案件因不合法定程式或手續時，主辦單位應詳細說明，一次通知補正。 通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者，從其通知、函轉之日起，至補件、釋復之日止，所經過之期間得予扣除。 六十五、機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。

文書檔案作業手冊: 檔案管理標竿學習參訪心得

（二十三）發文使用時間：指從機關收文次日或創稿簽陳之日起至發文之日止，扣除假日所使用之時間，在統計時稱為「發文使用日數」，並以「日」為單位。 八十五、各機關對於文書流程管理之各項作業應確實管制；各級單位主管對所屬承辦之公文，應隨時檢查有無逾期之情事，予以督催，本身尤應注意公文品質及處理時限之遵守，若疏於督催致有貽誤時，應負共同責任。 公文管制區分為以文管制及以案管制，下列公文原則上須以案管制：限期案件、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他指定案件等。 （一）各機關依權責劃分或權責主管指定負責陳情案件登錄之人員應將該類案件以陳情類別登錄管制資訊系統，再分由相關單位辦理。 單位收文人員並應重新檢視登錄類別是否正確，如係案件辦理過程之會商請釋等收發文件應以一般公文管制者（或應登錄為主案附號者）或有其他類別登錄不正確情形，應逕予更正，並通知機關收文人員。

• 公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。
• （二）限期案件、專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他指定案件等，原則上須以案管制。
• 當之空白處簽明必須彙存或彙辦之理由，陳送核批以後，續收之同案件，即逕由承辦人員註明彙存或彙辦，不必逐件擬辦陳核。
• 6、逾限5日內辦結件數占逾限辦結件數百分比(6/10)：「逾限5日內辦結件數」與「逾限辦結件數」之比。
• 確遵「文書處理手冊」文書簡化精神辦理，即急要文件須會辦者應進行親會面洽、同一文件請3個以上單位會核，得同時送會；會辦之文件，受會單位應依公文夾顏色區分所定時限內辦理。

（二）限期公文於來文所訂或規定期限內辦結，未超過6日者，以實際處理日數計算，超過6日者，以6日計算；逾越來文所訂或規定期限辦結，依實際處理日數計算。 （一）目的：抽樣深入分析與檢討文書處理流程，如有稽催，則可發現瓶頸所在，進而調查其問題，以求全盤檢討改進，從根本上尋找提高公文時效途徑，輔助一般分析深度之不足。 （二十二）個件分析：指對使用日期較長之案件，採取以「文」為單元，逐件分析其流程，其目的在於檢討其關鍵所在，從根本上尋求提高公文時效之途徑。 接管機關數位信封製作：於辦理電子檔案移轉(交)時，得提供以接管機關公鑰製作數位信封之功能，並對電子檔案封裝檔及其外部檔案進行加密。

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2、本文呈現檔檔名命名原則：如文書本文檔檔名為「abc.di」，其可攜式檔名則命名為「abc_di.pdf」。 如須行文催辦，祇錄該案所登公報或通訊之期數、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢查。 通案，應於電子公布欄公布，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。 凡體積較大數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明附件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件，該公文及附件應同時付郵。 稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕。 ５、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。

（一）訂定稽核項目與抽查百分比，分層實施檢核，俾能達到先期發現問題，適時糾正，以檢討得失尋求根本解決途徑。 一百二十九、監察法施行細則第29條：依本法第30條委託調查之案件，受委託之機關應即進行調查，並將調查結果以書面答復監察院，如逾2個月尚未答復者，由監察院函催之。 一百二十七、監察法第25條：行政院或有關部會接到糾正案後，應即為適當之改善與處置，並應以書面答復監察院，如逾2個月仍未將改善與處置之事實答復監察院時，監察院得質問之。 但基於必要，經事前報准延長，同時通知訴願人及參加人，並於5個月內辦結時，仍可列為「依限辦結」。

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(十)跨機關陳核會稿交換表單檔：指透過公文電子交換進行異質系統跨機關陳核會稿之表單檔，載明收文機關資訊、會陳狀態，內容以XML語法所組成，稱為CO（Consultation）檔。 (九)文書訊息檔：指透過公文電子交換進行公文系統訊息傳遞用，載明訊息代碼及備註資訊，內容以XML語法所組稱，稱為DM（Document Message）檔。 (五)跨機關陳核會稿呈現檔：指異質系統跨機關陳核會稿之線上簽核文稿，用於輔助呈現其完整內容，可供預覽或列印，作為收文機關之參考依據，其格式為開放性之可攜式文件格式、TIFF或JPG。 文書檔案作業手冊 文書檔案作業手冊 文書檔案作業手冊 九十三、各機關所使用之各種表簿格式，得視實際需要參照國家標準及國產紙張標準自行規定印製，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

（一）健全有效之管制作業－有效掌握公文處理狀況，即時提出稽催，促使公文依限辦結，以適時糾正執行偏差。 2、密碼設定：使用者密碼至少每半年更新1次，使用者登入系統帳號密碼錯誤超過指定次數時，系統具備帳號鎖定功能。 歸還：提供依調案人、調案單編號、檔號、文號或調案日期等查詢條件顯示未歸還檔案清單，並提供已歸還檔案之歸還日期及檔案狀態註記之功能。 (五)登載於電子公布欄之公文及事項，其內容對特定對象有所影響或需其有所作為者，應輔以電子郵件明確告知登載位址及內容概要訊息。

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(十)每年應辦理電子檔案稽核作業1次，除確認及驗證前款規定事項外，應驗證電子檔案清查、鑑定、銷毀及移轉(交)作業之辦理情形，並將稽核結果作成紀錄。 (八)應配合電子檔案之保存年限，評估保存維護成本，依附錄10之電子媒體規格表規定，選擇適當儲存媒體，適時辦理電子檔案之轉置、更新、模擬及封裝，並優先採取轉置之方式。 (七)完成電子收文後，應回復發文端交換確認訊息檔，其欄位定義、標籤集及內容結構，應符合附錄3之使用欄位定義表、附錄4之使用標籤集、附錄5之二(二)6之交換確認訊息檔格式規定。 (十七)基於整體公文電子交換服務互通，各機關應配合公文電子交換主管機關業務之推動，更新建置電子交換系統。 (十一)公文電子交換應以公務為目的，須具備公文型式往返之必要性、特定之公務處理目的或收發雙方具特定權責關係；其有不妥適之情事危及整體交換服務運作時，公文電子交換主管機關得為必要之處理。

(十)基於機關公文電子交換應以電子認證方式辦理，相關處理機制應含括：加解簽章、正副本分送、收方自動回復訊息、信封檔之加解密及附件加解壓縮、憑證註冊等必備基本要項。 文書檔案作業手冊 其他如通信紀錄儲存、機關群組管理、怠慢處理、存證等加值服務，由各機關視各公文性質或需求加列於執行電子交換之功能中。 八十六、各機關對公文處理時效，應定期檢討分析，簽報機關首長核閱，並視需要對重大或逾期案件，進行調卷分析，其所需資料，各單位應配合提供。 5、依限辦結件數：在「行政院與所屬各機關及直轄市政府辦理答復立法委員質詢案件處理原則」所規定之處理時限內辦結者均屬之。

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機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往辦理。 文書檔案作業手冊 六十、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。 五十九、各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改作機密文書處理。 文書檔案作業手冊 校對人員如發現原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，或機密文書未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改正；文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。

1、簽核電子檔應包含來文、文書本文檔、附件及文稿頁面檔等外部檔連結資訊、各層級簽核者憑證公鑰、簽核意見、簽體及時間紀錄，外部檔案於簽核作業過程中，其檔案命名應揭露版本資訊。 3、列印呈現格式應符合文書處理手冊之規定，並加印頁碼、騎縫標識；騎縫標識之規定依第十四點第二十二款第二目及第三目規定辦理。 (四)提供機關、個人通訊簿新增、刪除、修改、查詢等功能，提供選取發文正、副、抄本收受者功能及設定受文者是否含附件、交換方式。 2、紙本文件、錄音帶、錄影帶等適合轉換為電子附件檔者，應依附錄7之公文電子交換附件格式及附錄8之電子檔案格式表規定轉換。

文書檔案作業手冊: 檔案管理

（二）人民陳情案件應以案件實質妥處為解除管制條件，辦理過程有會商、請釋（示）等機關公文往返或其他先行函復陳情人之公文，均應另以他號方式處理，不得以原文號銷號結案。 九十二、人民申請案件所使用之書表證件，應由主管機關詳加檢討，以縮短核發時間。 五十六、併辦案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得於簽准後存查銷號，惟應附隨首件收文歸檔處理。 例如：收受興革建議內容之陳情案件，辦結公文後，仍接續收受同一性質內容之公文，即以併辦案件方式處理。 （二）如受文機關認為有變更來文所訂期限需要，須聯繫來文機關確認同意並簽奉單位主管核定，始得移送單位收發人員變更處理時限。

四十八、各級單位及人員，對於實施稽催結果，應作定期或不定期檢討，並配合統計分析需要，提出檢討結論及應改進事項，以改進作業缺點。 四十五、展期申請應登載包括案由、收文(或創簽稿)號、收文日期、限辦日期、展延結案日期、展期次別、依規定案件至多得展延期間、展期原因及陳核事項等基本資料欄位，以備查考。 四十一、案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人應在屆滿處理時限以前，報請權責主管核准展期。 （二）公文承辦人之承辦案件如已逾期仍未辦結，得以公文系統直接稽催，或聯結電子郵件方式稽催承辦人，並通知承辦人之主管。 如案情複雜，必須展期才能辦出，或在處理過程中發生困難，應即分析案情考量應展期日數，並於屆滿處理時限以前，敘明理由與展期日數，報請權責主管核准展期。

文書檔案作業手冊: 文書處理流程

審核註記：提供註記送審機關、核轉機關及國家發展委員會檔案管理局等權責機關對檔案銷毀目錄審核意見、批次處理銷毀文號與銷毀日期及提供史政機關使用之功能。 檔案銷毀目錄製作：提供依擬銷毀日期與文件產生日期起迄期間或保存年限等條件，產出按承辦單位、檔號排序製作及列印案件或案卷之檔案銷毀目錄功能。 7、延後歸檔申請：提供以公文承辦人員、承辦單位、應歸檔日期等為選擇條件，產出延後歸檔申請單或線上申請及修正應歸檔日期之功能。 (十一)辦理電子檔案之清查、技術鑑定、銷毀、移轉(交)及稽核作業時，應由機關檔案管理人員會同相關資訊人員辦理。

• 十一、一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核；來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。
• (六)公文以電子文件行之者，校對人員除須核對內容完全一致外，並應注意其橫行格式是否相符，附件是否齊全。
• （二）掌握全機關陳判未結案件資料，定期對陳核至首長、副首長及幕僚長等尚未批核案件之停留日數及件數進行統計並分送轉陳參閱，俾提醒加速案件陳判流程。
• 4、屆期應辦案件之依限辦結率（5/(3-9)）：係「依限辦結案件數」與【「應辦案件數」減「未逾辦理期限待辦案件數」】之比。
• 其為「應辦公文總數」減「辦結件數」；亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。
• 九十三、主管政策機關應調查輿論反映並參考現況，依據工作分析與簡化方法，繼續檢討應予改進事項，付諸實施。
• 2、跨機關陳核會稿公文進行線上簽核，須確認送收方系統於中文字碼、文稿瀏覽、簽核電子檔編輯製作等皆可支援配合時行之。

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